Une fois que le processus répond aux besoins de ses clients, l'équipe ajuste les ressources en veillant à : conserver des tâches à valeur ajoutée, aligner le rythme du processus sur celui du client, travailler en flux continu, définir des contrôles visuels.

Un service administratif est chargé de gagner en efficacité car, actuellement, le traitement d’un dossier peut durer plus de 4 jours. Après réorganisation, le temps de traitement est ramené à une journée.

L’équipe présente le nouveau processus : « 3 fois par jour, le service courrier apporte les dossiers. Ils sont placées dans un tableau d’ordonnancement.

Par exemple, les dossiers arrivées ce matin sont rangées dans le casier de 10h. Dans ce casier , on peut ranger jusqu’à 8 dossiers, ce qui correspond au maximum que nous pouvons traiter en 2 heures. Ceci permet de faire entrer dans le processus une charge que nous sommes capables d'absorber. Ce qui évite la désorganisation. Enfin, le tableau permet de voir, pour chacun des postes du service, si quelqu’un est en retard. Dans ce cas, le « coursier » ira l’aider.

A 10h, le casier commencera à être traité. Puis, il passera de poste en poste. Nous avons regroupé les postes pour qu’ils travaillent en flux continu et nous avons réparti les tâches pour qu’elles avancent au même rythme.

Cela nous change car, avant, nous avions quatre postes avec des rythmes très différents.

Le quatrième poste a été supprimé et transformé en « coursier ». La personne se charge de distribuer le travail, de traiter les anomalies et d’apporter le courrier à expédier. Cette personne a aussi pour rôle important d’identifier le moment où le processus se grippe et de mobiliser les ressources supplémentaires nécessaires.

Enfin, l’organisation des postes en continu permet de faire circuler les dossiers sans perte de temps. Le travail de chacun est clairement documenté, ce qui permet de travailler ensemble à l’améliorer.