Améliorer  l’environnement

« Tout a commencé lorsque nous avons réalisé qu’avec les entretiens annuels, nous considérions chaque individu comme le rouage d’une machine. Dans le but d’améliorer la performance de la machine, une fois par an, nous prenions rendez-vous avec chaque rouage afin d’en améliorer l’efficacité.

Avec le temps, nous avons constaté que la performance du rouage dépend essentiellement de son environnement. Si je mets quelqu’un de motivé dans un environnement qui dysfonctionne, mes entretiens annuels seront peu utiles. L’environnement continuera de dysfonctionner et la personne deviendra démotivée (l'histoire de Fred).

Nous avons donc appris à améliorer ensemble la qualité de l’environnement.

Donner et demander des retours

La deuxième raison qui nous a poussés à adapter les entretiens annuels est liée à un problème de rythme. Imaginez un couple qui se rencontre une fois par an pour faire le  point. C’est impensable. Quand on a quelque chose à dire, il faut se le dire tout de suite.

Nous avons donc appris à nous dire les choses le plus souvent possible. D’abord, en donnant des retours (feedback) au plus proche des événements, en public pour le positif et en privé pour le négatif. Ensuite, en prenant l’habitude de demander des retours. Par exemple, à la fin d’une réunion importante ou à la fin d’un projet, nous prenons le temps de remplir une mini-évaluation on ne peut plus simple.

Etre responsable de sa progression

Enfin, parce que l’encadrement n’a plus le temps de suivre le travail de chacun, nous avons aidé nos salariés à devenir responsables de leur performance. Pour cela, ils utilisent les deux colonnes ci-dessus pour demander à leurs collègues, leur responsable, leurs clients, des retours sur leur positif et leurs pistes d’amélioration ».